Функциялары

1) Құжаттарды пайдалану және жариялау тобы:
Мемлекеттік архив қызметінің тиісті бағыты бойынша басшылықты жүзеге асырады. Архивтегі құжаттардың мемлекеттік және қоғамдық ұйымдардың болуы туралы, өзекті тақырыптар бойынша көрмелер, экскурсиялар, лекциялар, кездесулер, қоғаммен байланыс, радио және телехабар, сұрастарын орындау, хабардар етуді ұйымдастырады. Мекемелердің, ұйымдардың, кәсіпорындардың және азаматтардың сауалдарына байланысты жұмысты ұйымдастыруды қамтамасыз етуге, олардың құқықтары мен заңды мүдделерін орындалуы бойынша жұмыстар атқарады. Сұраныстардың орындалуын, анықтамалардың мерзімі мен дұрыстығын бақылайды. Архив оқу залының жұмысын ұйымдастырады, архивтік құжаттарды пайдалануда әдістемелік көмек көрсетеді. Тақыптық анықтау үшін, қор аралық және архив аралық шолулар, анықтамалар жүргізеді. Фото құжаттармен жұмысты жүзеге асырады. Мемлекеттік архив дирекциясының сараптау, тексеру және әдістемелік комиссиялары жұмысына қатысады. Архивтік анықтамалар беру мемлекеттік қызмет түрін көрсетеді.

2) Құжаттарды есепке алу, сақтауды қамтамасыз ету және ҒАА жетілдіру тобы:
Мемлекеттік сақтаудағы Ұлттық архив қоры құжаттарының сақталуын қамтамасыз етеді, құжаттарды есепке алу мен қабылдауды әзірленген ережелер мен нормативтерге сәйкес ұйымдастырады. Аса құнды құжаттар және мемлекеттік архив құжаттарын жүргізу бойынша мақсатты құжаттардың құндылығын сараптау, анықтау және сақтауды ұйымдастырып, жүргізеді, сақталуын қамтамасыз етеді.
Қорлардың тізімін құрайды. Құнды құжаттарды анықтайды және сипаттайды. Қорлар жөніндегі жұмыстарды жүргізу үшін, мақсатты құжаттардың құндылығын сараптайды, анықтайды, жетілдіру және қайта өндеу бойынша тізімдемелер ұйымдастырады және жүргізеді. Бөлімшелердің қызметін ұйлестіреді және архивтік құжаттарды каталогтау, тақырыптық карточкалар құру бойынша басқа да жұмыс түрлерін құрады және өткізеді. Архивтік анықтамалар дайындау бойынша көрсеткіштер, шолулар мен каталогтар ұйымдастырады және жүргізеді. Әдістемелік әзірмелер бойынша беійнді бөлім жоспарлайды және дайындауды жүзеге асырады. Бөлімнің жұмысы туралы есеп сондай – ақ мемлекеттік архивтің келешектегі және жылдық жоспарларын жасайды және жүзеге асырады. Архив қорларының кешенін жүргізу және физикалық жай – күйін сақтау жақсарту жөніндегі шаралар ұйымдастыру, қалпына келтіру, түптеу, өшуге айналған мәтіндерді қалпына келтіруді ұйымдастыру.
Архив қоймасынан істер беруді және олардың қайтарылуын бақылайды. Архив құжаттарын сақтауда нормалар мен ережелерді сақтау, техникалық қауіпсіздік және өртке қарсы қорғау жұмыстарын ұйымдастырады және атқарады. Мемлекеттік архив дирекциясының сараптау, тексеру және әдістемелік комиссиялары жұмысына қатысады.

3) Ұлттық архив қорын жинақтау, сараптау және ведомостволық архивтерді бақылау тобы:
Мемлекеттік архив қызметінің тиісті бағыты бойынша басшылықты жүзеге асырады. Архивті толықтыру көздерін анықтау бойынша жұмысты жүргізеді. Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қорының құрамы мен мазмұны бойынша жұмысты оңтайландырады және ұйымдастырады. Ведомостволық архивтердің жұмысын бақылауды қамтамасыз етеді. Сондай – ақ мекемелер мен ұйымдарға әдістемелік және практикалық көмек көрсетеді.
Сараптамалық комиссияның жоспарларымен бекітілген тізімдемелерді құрайды, осы жоспарлардың орындалуын бақылайды. Құжаттардың сапасын бақылауды жүзеге асырады, құжаттарды іріктеу, сақтауға және ғылыми – техникалық өндеуді басқаруды ұйымдастырады және өткізеді. Архивтерде сақталуда тұрған құжаттар мен ҚР ҰМҚ құжаттардың ахуалы және көлемі туралы есеп жасайды.
Барлық меншік нысанындағы ұйымдарда құжаттаманы басқару және сақтауды, қоғамдық байқаулар, құжаттандыру жағдайына кешенді тексеруді ұйымдастырады және өткізеді. Жоспарлар жасайды және бөлімінің жұмысы туралы есеп, сондай – ақ мемлекеттік архивтің келешектегі және жылдық жопарларын белгілейді. Бөлім қызметіне қатысты мәселелер бойынша кеңес береді. Мемлекеттік архив дирекциясының сараптау, тексеру және әдістемелік комиссиялары жұмысына қатысады.