Функциялары

  1. «Архив құжаттарын пайдалану және жариялау» бөлімі:
    Мемлекеттік архив қызметінің тиісті бағыты бойынша басшылықты жүзеге асырады. Мемлекеттік және қоғамдық ұйымдарға архивтегі құжаттардың болуы туралы ақпарат береді, өзекті тақырыптар бойынша көрмелер, экскурсиялар, лекциялар, кездесулер, қоғаммен байланыс, радио және телехабар, сұрастарын орындау, хабардар етуді ұйымдастырады. Мекемелердің, ұйымдардың, кәсіпорындардың және азаматтардың сауалдарына байланысты жұмысты ұйымдастыруды қамтамасыз етуге, олардың құқықтары мен заңды мүдделерін орындалуы бойынша жұмыстар атқарады. Әлеуметтік -құқықтық, тақырыптық және генеалогиялық сұраныстардың орындалуын, анықтамалардың мерзімі мен дұрыстығын бақылайды. «Архивтік анықтамала, архивтік құжаттардың көшірмелерін және архивтік үзінділер беру» мемлекеттік көрсетілетін қызметін жүзеге асырады. Архив оқу залының жұмысын ұйымдастырады, архивтік құжаттарды пайдалануда әдістемелік көмек көрсетеді. Тақырыптық анықтау үшін, қор аралық және архив аралық шолулар, анықтамалар жүргізеді. Жеке тектік қор құжаттарын және фото құжаттарды қабылдау, каталогтеу жұмыстын жүзеге асырады. Мемлекеттік архивтің әкімшілігінің сараптау, тексеру және әдістемелік комиссиялары жұмысына қатысады.
  2. «Ұлттық архив қоры құжаттарын мемлекеттік есепке алу және сақтауды қамтамасыз ету» бөлімі:
    Мемлекеттік сақтаудағы Ұлттық архив қоры құжаттарының сақталуын қамтамасыз етеді, құжаттарды есепке алу мен қабылдауды әзірленген ережелер мен нормативтерге сәйкес ұйымдастырады. Қорлардың тізімін құрайды. Құнды құжаттарды анықтайды және сипаттайды. Қорлар жөніндегі жұмыстарды жүргізу үшін, мақсатты құжаттардың құндылығын сараптайды, анықтайды, жетілдіру және қайта өндеу бойынша тізімдемелер ұйымдастырады және жүргізеді. Бөлімшелердің қызметін үйлестіреді және архивтік құжаттарды каталогтау, тақырыптық карточкалар құру бойынша басқа да жұмыс түрлерін құрады және өткізеді. Архивтік анықтамалар дайындау бойынша көрсеткіштер, шолулар мен каталогтар ұйымдастырады және жүргізеді. Әдістемелік әзірлемелер бойынша бейінді бөлім жоспарлайды және дайындауды жүзеге асырады. Архивтік құжаттарды сандық форматқа көшіру және сканерленген құжаттарды «Құжаттардың бірыңғай электронды архиві» ақпараттық жүйесіне жүктеу жұмыстарына қатысады және ұйымдастырады. Бөлімнің жұмысы туралы есеп сондай – ақ мемлекеттік архивтің келешектегі және жылдық жоспарларын жасайды және жүзеге асырады. Архив қорларының кешенін жүргізу және физикалық жай – күйін сақтау жақсарту жөніндегі шаралар ұйымдастыру, қалпына келтіру, түптеу, өшуге айналған мәтіндерді қалпына келтіруді ұйымдастыру жұмыстарын атқарады. Архив қоймасынан істер беруді және олардың қайтарылуын бақылайды. Архив құжаттарын сақтауда нормалар мен ережелерді сақтау, техникалық қауіпсіздік және өртке қарсы қорғау жұмыстарын ұйымдастырады және атқарады. Мемлекеттік архив әкімшілігінің сараптау, тексеру және әдістемелік комиссиялары жұмысына қатысады.
  3. «Ұлттық архив қорын толықтыру» бөлімі:
    Мемлекеттік архив қызметінің тиісті бағыты бойынша басшылықты жүзеге асырады. Архивті толықтыру көздерін анықтау бойынша жұмысты жүргізеді. Қазақстан Республикасының Ұлттық архив қорының құрамы мен мазмұны бойынша жұмысты оңтайландырады және ұйымдастырады. Ведомостволық архивтердің жұмысын бақылауды қамтамасыз етеді. Сондай – ақ мекемелер мен ұйымдарға әдістемелік және практикалық көмек көрсетеді.
    Сараптамалық комиссияның жоспарларымен бекітілген тізімдемелерді құрайды, осы жоспарлардың орындалуын бақылайды. Құжаттардың сапасын бақылауды жүзеге асырады, құжаттарды іріктеу, сақтауға және ғылыми – техникалық өндеуді басқаруды ұйымдастырады және өткізеді. Архивтерде сақталуда тұрған құжаттар мен ҚР ҰМҚ құжаттардың ахуалы және көлемі туралы есеп жасайды.
    Барлық меншік нысанындағы ұйымдарда құжаттаманы басқару және сақтауды, қоғамдық байқаулар, құжаттандыру жағдайына кешенді тексеруді ұйымдастырады және өткізеді. Жоспарлар жасайды және бөлімінің жұмысы туралы есеп, сондай – ақ мемлекеттік архивтің келешектегі және жылдық жопарларын белгілейді. Бөлім қызметіне қатысты мәселелер бойынша кеңес береді. Мемлекеттік архив дирекциясының сараптау, тексеру және әдістемелік комиссиялары жұмысына қатысады.