Функции
- Отдел «Использования и публикации архивных документов»
Осуществляет руководство по соответствующим направлениям дея-тельности государственного архива.
Информирует государственные и общественные организаций о наличии в архиве документов по актуальной тематике, исполнение их запросов, проведение историко-познавательных мероприятий, семинаров, диалоговых площадок, выставок, экскурсий, лекций, онлайн мероприятий, встреч с общественностью, радио и телепередач.
Организует работу по исполнению запросов учреждений, организаций, предприятий и граждан, связанных с обеспечением их прав и законных интересов. Контролирует срок и правильность исполнения запросов и выдачи справок.
Ведет работу читального зала архива, работу по выявлению документов, публикации статей в СМИ, издания документальных сборников.
Оказывает методическую помощь учреждениям в деле использования архивных документов. Проводит тематическое выявление для межфондовых и межархивных обзоров, справочников.
Осуществляет работу по приему и каталогизации документов личного происхождения и фотодокументов. Участвует в работе администрации, экспертно-проверочной и методической комиссий государственого архива.
- Отдел «Государственного учета и обеспечения сохранности документов Национального архивного фонда»
Обеспечивает сохранность документов Национального архивного фонда, находящихся на государственном хранении, организует прием и учет документов в соответствии с существующими правилами и нормативами.
Организует и возглавляет работу по проведению смотров обеспечения сохранности документов госархива, по проведению целевой экспертизы ценности документов, по выявлению и хранению особо ценных документов.
Составляет списки фондов, содержащих особо ценные документы, выявляет ОЦД и описывает их.
Определяет фонды для проведения работ по проверке наличия и улучшению физического состояния документов.
Контролирует работу по приему и размещению документов в архивохранилищах.
Организует прием и передачу документов на ответственное хранение.
Организует и проводит работу по усовершенствованию и переработке описей Координирует деятельность подразделений архива по каталогизации документов в процессе проведения других видов работ и созданию тематических карточек. Организовывает и проводит работу по подготовке архивных справочников, указателей, обзоров и каталогов. Планирует и осуществляет подготовку методических разработок по профильным отделу вопросам. Составляет планы и отчет о работе отдела, а также разделы к перспективным и годовым планам государственного архива. Контролирует выдачу дел из архивохранилищ и их возврат, соблюдение норм и правил хранения архивных документов, техники безопасности и противопожарной защиты. Участвует в работе администрации, экспертно-проверочной и методической комиссий государственого архива.
- Отдел «Комплектования Национального архивного фонда»
Осуществляет руководство по соответствующим направлениям деятельности государственного архива. Ведет работу по определению источников комплектования архива. Организует работу по оптимизации состава и содержания документов Национального архивного фонда Республики Казахстан. Обеспечивает контроль за работой ведомственных архивов, оказывает методическую и практическую помощь учреждениям и организациям по вопросам ведомственного хранения документов Национального архивного фонда Республики Казахстан, по организации ведения документооборота в делопроизводстве. Составляет планы утверждения описей на экспертно-проверочной комиссии, контролирует выполнение этих планов. Осуществляет контроль за качеством отбора документов на государственное хранение и проводит научно-техническую обработку управленческой документации. Организует и проводит совещания с работниками ведомственных архивов, делопроизводственных служб учреждений и их экспертных комиссий. Организует статистический учет, хранящихся в ведомственных архивах документов. Составляет отчет о состоянии и объеме документов НАФ РК находящихся на ведомственном хранении. Организует и проводит общественные смотры, комплексные проверки состояния документирования, управления и хранения документации в организациях всех форм собственности. Несет ответственность за работу с организациями, создающими научно-техническую документацию (НТД) и проводит экспертизу ценности НТД. Планирует и осуществляет подготовку методических пособий, справочников по профильным отделу вопросам. Составляет планы и отчет о работе отдела, а также разделы к перспективным и годовым планам государственного архива. Устанавливает плановые задания работникам отдела и контролирует их выполнение. Выступает со статьями, лекциями, сообщениями. Консультирует по вопросам, относящимся к деятельности отдела. Участвует в работе администрации, экспертно-проверочной и методической комиссий государственого архива.
